Когда ваш офис мешает вам работать

Чувствуете, что не можете сконцентрироваться на работе? Виной тому может быть ваше рабочее место, и от этого страдают миллионы офисных работников по всему миру, выяснил корреспондент BBC Capital.

Вам мешают сосредоточиться коллеги, разговаривающие с клиентами по телефону? Соседи по офису в буквальном смысле слова чихают на вас? Не можете уединиться ни на секунду, потому что ваш стол стоит у всех на виду? Добро пожаловать в мир неудобных офисных помещений, так знакомый миллионам людей.

Причем эти помещения не просто неудобны. Исследования показывают, что планировка рабочего пространства может оказывать существенное влияние на производительность труда и самочувствие персонала.

"Офисная среда является очень важным фактором, определяющим поведение работников, - говорит Линда Словик, профессор психологии в мичиганском Университете Детройт-Мерси. - Организациям стоит позаботиться о том, чтобы планировка офиса позволяла сотрудникам работать максимально эффективно".

(Другие статьи сайта BBC Capital на русском языке)

Согласно исследованию, проведенному в 2013 г. американской инновационно-производственной компанией 3M, эффективность работников снижается на 50%, если они знают, что другие сотрудники офиса в любой момент могут заглянуть им через плечо и увидеть то, что в данный момент отображено у них на экране компьютера или мобильного устройства.

Свыше половины работников офисов открытой планировки, опрошенных архитектурной компанией Gensler в 2013 г., жаловались на то, что их отвлекают коллеги.

Открытый офис - не всегда хорошо

Чтобы получить в свое личное пользование отдельный кабинет, придется приложить немало усилий. Как правило, такая роскошь полагается высшему руководящему составу фирмы.

Большинству же из нас остается рассчитывать лишь на участок территории в офисе открытой планировки. Такие офисные помещения обходятся дешевле и позволяют компаниям втиснуть в ограниченное пространство больше персонала.

"Чаще всего офисные работники жалуются на недостаток личного пространства", - говорит Мег О’Нил, старший дизайнер в компании Steelcase, специализирующейся на производстве офисной мебели.

Хотя принцип открытого офиса в целом способствует улучшению эффективности работы над совместными проектами и укрепляет отношения между работниками, он подходит не всем, уверен Крейг Найт, профессор психологии в британском Эксетерском университете.

"Сама по себе эта идея хороша, но некоторые компании пытаются впихнуть в открытый офис несвойственные ему функции", - говорит он.

Еще более удручает то, что работа в офисе открытой планировки, по данным ученых, может негативно влиять на состояние здоровья сотрудников.

Исследование, проведенное страховой компанией Canada Life в 2014 г., показало, что персонал, работающий в таких офисах, проводит на больничном на 70% больше дней в году, чем, например, те, кто работает из дома.

По данным ряда других исследований, шум, которому подвержены люди при нахождении в открытом офисе, ухудшает процесс воспроизведения ранее полученной информации.

Одновременно выясняется, что возможность уединиться в пределах своего рабочего места без того, чтобы коллеги стояли над душой, повышает производительность труда.

И все же, по словам Найта, некоторые концепции офисной культуры действительно требуют открытой планировки.

"Если вы внедряете на предприятии концепцию "шести сигм" [разработанная в компании Motorola и получившая распространение в других корпорациях, эта концепция предполагает, в том числе, вовлечение всего персонала в постоянную работу по улучшению качества производственных процессов], и визуально контролируете чистоту рабочих мест ваших подчиненных, для чего необходимо физически обойти вокруг каждого стола, без открытой планировки не обойтись", - говорит он.

Вздремнуть на работе

Один из методов решения проблемы недостатка мест для уединения сотрудников, практикуемых работодателями, – создание "тихих зон".

Это может быть комната, где работники могут в приватной обстановке совершать частные телефонные звонки, или отдельно стоящий рабочий стол для выполнения задач, требующих тишины и концентрации.

В некоторых компаниях есть даже комнаты, в которых можно ненадолго вздремнуть. Для сотрудников лондонского торгового центра Jubilee Mall установили специальные "кабинки цветотерапии": над головой работника, погруженного в комфортабельное кресло, находится купол со встроенными источниками разноцветного освещения, улучшающего эмоциональное состояние.

По словам О’Нил, которая изучает влияние планировки различных пространств (включая офисные) на состояние человека, эти и подобные зоны отдыха подзаряжают сотрудников энергией, необходимой для продолжения работы, и помогают им сосредоточиться на выполнении своих обязанностей.

"Необходимость побыть в уединении не означает, что нужно весь день работать в полной изоляции, - говорит она. – Но благодаря короткому отдыху можно снова почувствовать себя бодрым".

При создании дизайна офисного пространства нужно считаться с мнением людей, которым предстоит потом в нем работать. Компания может разработать замечательный дизайн, но если в этом процессе не будут принимать участие работники, все пойдет насмарку.

Один показательный пример в этом отношении - комната отдыха. Идея помещений, где сотрудники могли бы вздремнуть, популярна у работодателей, но если этими комнатами никто не собирается пользоваться, они попросту будут простаивать без дела.

"Если подобные зоны создаются просто для галочки, никакой особой пользы для компании они не принесут, - говорит Найт. – Возможно, вашему персоналу помогут какие-то другие варианты кратковременного отдыха на работе".

Работникам, как правило, не приходится выбирать планировку офиса, но они вполне в состоянии облагородить собственные рабочие места.

Индивидуальное декорирование рабочего стола и пространства вокруг него способно не только повысить настроение конкретному сотруднику, но и создать у коллег определенное представление о нем как личности, говорит Словик.

Фотографии на стенах и цветы в горшках помогут оживить если не все офисное пространство, то хотя бы персональные рабочие места. Они оживляют интерьер, давая расслабление глазам, уставших от пристального гляденья на компьютерный экран, объясняет Словик, в то же время отмечая, что подобные "украшения" не должны вызывать неприятия руководства компании и коллег.

Пресная, аскетичная рабочая обстановка убивает творческие порывы членов коллектива, говорит Найт, ссылаясь на исследование, согласно которому продуктивность персонала возрастает на 38%, если в офисе присутствуют хотя бы несколько комнатных растений.

С этим же связаны уменьшение заболеваемости работников на 47% и повышение их креативности на 45%.

Дело тут, скорее всего, не в конкретных растениях, уточняет он, а в том, что благодаря им офис становится визуально более интересным. Впрочем, такого же эффекта можно добиться, например, поставив в один из углов гитару.

"Настроение людям повышают не растения сами по себе, а то, что они украшают рабочие места, делая пребывание в офисе более комфортным психологически", - говорит Найт.

Да будет свет!

Корпорации годами экспериментируют с естественным освещением, которое, как подтверждают результаты научных исследований, способно увеличить производительность труда.

В 1983 г. американский авиационный и оборонный производитель Lockheed Martin переселил часть сотрудников в здание с достаточным уровнем освещения дневным светом, после чего частота отсутствия сотрудников на рабочем месте снизилась на 15%.

Именно поэтому, в том числе, корпорации продолжают понижать высоту ширм, огораживающих индивидуальные рабочие места в офисе. Раньше эти стенки доходили до уровня глаз стоящего человека среднего роста, а сейчас их высота стремится к 100 см.

Таким образом сидящие за столами работники получают больше освещения, объясняет Хайди Пэйнчод, исполнительный директор по дизайну интерьеров в архитектурной компании B+H Architects, расположенной в Торонто.

Если у вас есть возможность передвинуть свой стол ближе к окну, сделайте это.

"Избегайте офисных помещений без окон, - предупреждает Пэйнчод. – У вас должна быть возможность взглянуть в окно и узнать, что происходит снаружи, в противном случае темп вашей работы будет невысоким".

Рабочее место как отражение статуса

Организация рабочего пространства начальника, работающего в одном открытом офисе со своими сотрудниками, влияет на то, как его воспринимает коллектив. Босс, сидящий лицом к команде и отгороженный от нее баррикадой собственного стола, дает всем понять, кто тут главный, говорит Словик.

Если же стол начальника стоит впритык к стене, а рядом с ним находится рабочее место кого-то из подчиненных, возникает впечатление, что руководитель действительно является частью коллектив.

Подумайте о том, как бы вы хотели, чтобы вас воспринимали подчиненные, и отталкивайтесь от этого соображения при планировании собственного рабочего пространства, советует Словик руководителям.

"Это стратегический фэн-шуй, - отмечает она. – Если вы отгораживаетесь столом от коллектива, люди могут начать думать о вас разные нелестные вещи как о руководителе".

Расположение рабочих мест и отдельных кабинетов также может кое-что рассказать о месте сотрудников в служебной иерархии.

В западной культуре стол, расположенный рядом с окном, указывает на то, что работающий за ним имеет более высокий статус, говорит Словик. Чем дальше от окна вы сидите, тем меньшим статусом обладаете в глазах коллег.

"Даже плохонький вид из окна лучше, чем вообще никакого", - объясняет она.

К кабинету самого высокопоставленного начальника прилагается секретарское рабочее место, по возможности в соседнем кабинете, через который посетителям необходимо пройти, прежде чем попасть на аудиенцию к руководству, добавляет она.

Регулируемые кресла

В наше время у офисных работников должна быть возможность выбора рабочего места.

Офису необходимы как зоны для совместной работы, так и зоны уединения.

Необходимо предусмотреть рабочие места, не закрепленные за конкретными работниками, которыми могли бы пользоваться сотрудники, временно прикомандированные из других городов.

Наконец, в определенных случаях работникам может потребоваться возможность работать из дома. Разнообразие выбора помогает укрепить здоровье персонала и повысить его работоспособность.

"Как работодателям, так и работникам нужно понимать, что офисное пространство играет немаловажную роль в производительности труда. Сотрудникам необходимо давать определенную свободу выбора в этом отношении", - говорит О’Нил.

Взять, к примеру, офисные кресла, которые можно регулировать по собственному вкусу, говорит Пэйнчод. В эту категорию входят кресла линейки Zody производства компании Haworth и офисные стулья B-Free, выпускаемые компанией Steelcase. Некоторые образцы подобной мебели позволяют работать сидя, стоя и даже лежа на полу.

Найт предлагает еще более радикальное решение: позволить работникам самим выбирать для себя офисные кресла.

"Кресло с широким диапазоном регулировок — это хорошо, но еще лучше предложить сотруднику несколько моделей кресел на выбор", - говорит он.

Прочитать оригинал этой статьи на английском языке можно на сайте BBC Capital.