Эффективный email как суперсила рекрутера и эйчара

История про рекрутера Марию 

Жила-была девушка Мария. Маша работала в рекрутинге вот уже 3 с хвостиком года. Она была опытным и смелым рекрутером, и закрывала за месяц около 4-5 вакансий уровня Middle/Senior. Соискатели и кандидаты очень любили Машу за ее искренность, честность, ответственность и персональный подход к каждому. А Маше, в свою очередь, нравилось общаться с людьми, помогать им, и, в свой черед, ежедневно узнавать что-то новое. Уже с первого рабочего дня Маша знала, как важно написать правильно первое письмо или сообщение в LinkedIn, и сделать эффективный, персонализированный "first touch". В ее понимании “first touch = first impression”. 

По опыту знаю, что без ответа остаются шаблонные и не персонализированные

письма. На что обращаю внимание:

• тема должна быть информативной — кратко передавать суть письма;

• структура должна быть краткой, четкой и понятной;

• и последнее обязательно "call to action", в надежде получить ответ :)

— Яна Разумова, HRD в Bergx2

Человеку достаточно 10 секунд, чтобы понять, хочет ли он исследовать содержание письма, заводить диалог с собеседником, или же пройдет мимо.  

82% соискателей отвечали Маше на email, сообщения в LinkedIn, а иногда и на Facebook. Половина из них с удовольствием соглашались на скрининг-интервью. И даже когда по итогу всех процессов выбрали не ее кандидата, Маша оставалась на связи со всеми соискателями, бережно храня новые контакты.

Наступили сложные времена COVID-19, и компания, в которой Маша работала последние несколько лет, не выдержала кризис. Сотрудникам пришлось искать свое место под IT солнцем. Маша не стала исключением из правил. 

И вот, в конце 2020, за пару недель до нового года Маша получила оффер в большую и прогрессивную продуктовую компанию с центральным офисом в США! 

Ура!
Новые вызовы, новые правила, новые устои, и новый режим: теперь вся коммуникация на английском, и все события — онлайн, знакомство с коллегами — в Zoom. Спустя пару рабочих дней Маше на почту пришло следующее письмо: 

Как думаете, понравилось ли оно Маше? А вам? 

Как бы вы оценили такой текст? Как бы ответили на него? 

Возможно, написали бы его иначе или перефразировали? 

И хоть все персонажи, ситуация и письмо выдуманы, ошибки очень даже реальны. Так что давайте перейдем от фантастики к реальности и попробуем разобраться, что же не так с текстом выше? 

Письмо выглядит грамотным, структурированным и аккуратным. Можно поставить плюсы за:

• пунктуацию, 

• Subject line, 

• приветствие и прощание, 

• ссылку на материалы. 

И все же есть моменты, на которые стоило бы обратить внимание. 

“Hi, Marina!" — составляете вы текст на английском, русском или же украинском, будьте внимательней с именами. Марина, возможно, была бы и рада получить такое дружественное письмо. А вот для Марии оно, скорее всего, было обидным.

Листи я формую або українською, або англійською. Якщо у другому варіанті все

однозначно (як спеціаліст вказує себе в LinkedIn), то український правопис

вирізняється правилами. Наприклад, у мене була ціла дискусія зі скріншотами з

інженером Олегом. Кличний відмінок нового (від 2019 року) правопису диктує як

архаїчне звертання "Олеже", так і "Олегу".

— Люда Зюман, Recruiter в EvoTalents

“There are a few CVs” — конструкция there is / there are сбивает с толку читателя и отводит от главной мысли. 

“Proposed” — можно случайно выйти замуж и даже не заметить этого.

"Are seen / was opened / can be found" — пассивный залог в тексте приводит в замешательство. Кто и что должен сделать? Предложения с пассивным залогом — тяжелые, увесистые и трудно читаемы.

"CVs can be found here" — ссылка — это хорошо. В то же время, она должна быть физически больше и заметней. Это поможет читателям открыть письмо на телефоне и спокойно увидеть, куда нужно нажимать.

"Don't / might not" — два отрицания, одно за другим. Чем больше в письме или речи негативных слов, тем больше негативного отношения вызывает текст и человек.

"Don't hesitate to drop a line to Lena" — реципиенту понадобится приложить дополнительные усилия, чтобы понять отправителя. Какое отношение “to drop a line” имеет к твоему отпуску? Что делать с этой информацией дальше? 

"For a professional recruiter like you it won't be hard ;-)" и "Thanks in advance!" — со стороны это может выглядеть как скрытые за смайлами и эмодзи пассивно-агрессивные манипуляции. Лучше используйте "I appreciate your help." 

“Subject: New tasks for the recruitment team” — хорошо, что есть subject line. В то же время, по нынешним стандартам лучше сократить его в два раза. 

“Hi, Marina” та “Best regards!” — несоответствие неформального и делового стилей. 

Когда вы хотите донести важную мысль или раскрыть щепетильный вопрос, обязательно перечитайте текст два-три раза помимо грамматической и орфографической проверок. 

Письмо стоит отправлять только тогда, когда вы сами понимаете, что в нем написано, какой ответ или действие ожидаете от реципиента. 

Think, write, and think again.

— Alexey Kovalenko, Managing Partner at Savvy

Но как выглядит хороший email? Предлагаю рассмотреть следующие 8 правил, и затем разберем каждое из них в деталях.

8 правил хорошего письма 

Что такое ясное письмо?

У письма должна быть цель. Не начинайте писать, пока не ответите себе на вопрос «Что я хочу получить от читателя в итоге?»

Реципиенту важно понять, что от него требуют, прочтя написанное всего один раз. Для этого ставьте цели, составляйте текст, используйте короткие слова и сокращайте длинные предложения.

В бизнес-переписке важно помнить о том, с какой целью вы пишете, и уважать время

вашего собеседника.

1. Вы посылаете огромное сопроводительное письмо, и перегруженный

подобными письмами рекрутер выбирает кандидата с письмом по сути.

2. Вы копируете часть сообщения из другого источника и отправляете письмо с

тремя разными не читаемыми шрифтами - и ваш собеседник закрывает сообщение без

ответа, потому что это невозможно читать.

3. Вы не заботитесь кратко очертить суть в теме письма, и ваше письмо теряется в

почтовом ящике среди других “Re:Fwd:a quick question”.

4. Вы не пишете в письме, чего именно ожидаете в ответ от собеседника - и

переписка останавливается.

Нам выгодно заботиться о человеке по другую сторону экрана, потому что это

сделает переписку эффективнее. And it’s a nice thing to do :)

— Саша Голубева, Internal Communications в Very Good Security

Какое письмо — короткое, а какое нет? 

Для стандартного делового письма будет достаточно 100 слов или 5 предложений.

Less than five sentences is often abrupt and rude, more than five sentences

wastes time.

—  Guy Kawasaki, a Silicon-Valley based author, speaker, entrepreneur, and

evangelist

Каким должно быть простое письмо?

Простое письмо состоит из простых, конкретных и четких фраз. Избегайте пассивного залога,  сложносочиненных и сложноподчиненных предложений, длинных слов и конструкций. 

У меня нет скриптов, всегда от человека иду. Но в целом — коротко и по делу.

Если совсем ничего не знаю о человеке, просто здороваюсь, почему написала (что

предлагаю) и интересно ли? Иногда прошу коллег, если знаю, что они знакомы,

сделать интро.

— Светлана Рыбалка, Recruiter в AB Games

А что по структуре?

В нашей деловой переписке чаще всего проблема в  отсутствие четкой структуры

письма. Что выливается в бесконечные цепочки уточнений. Из-за того ли это, что

мы все время спешим, или из-за только подрастающей культуры писать сообщения /

письма из заботы о получателе…

— Марина Попруженко, Recruiter в EvoTalents

Одно письмо = одно дело, но можно обо всем и сразу?

“One thing at a time” или «Одно тело = одно дело»

Каждое отправленное вами письмо должно быть посвящено только одному вопросу. Если вам нужно сообщить о чем-то еще, рассказать о другом проекте, или поделиться новостями — лучше составить новый текст.

Особенности Subject line

Первым делом — ясность и четкость, а креатив и сюжетная линия — потом. 

Основатель компании Backlinko Брайан Дин в своей статье писал, что строки, где Subject line не превышает 36-50 символов (или 4-8 слов), имеют значительно больший процент открытий.

В 2021-м году реципиенты будут читать имейлы в большинстве случае с iPhone. Он, в свою очередь, отображает 37-41 символ (примерно 4-7 слов) и затем обрезает строку. Итог прост: Subject line около 20 символов или из 4-х, 3-х, 2-х, или даже одного слова, увеличивает вероятность открытия и прочтения письма. 

Какие основные правила построения Call to action? 

Главное — помнить о нем. 

Вы уже прочитали выше, что сначала задайте себе вопрос “Что я хочу получить от читателя в итоге”. А следующие 4 подсказки помогут вам создать простой и четкий призыв к действию.

1. Что человеку нужно сделать? Начните с глагола: напиши, подготовь, спроси, заверши...

2. Используйте цифры. Так вы сделаете жизнь реципиента проще.

3. Поставьте крайний срок. Так вы предупредите о своих ожиданиях и дадитечеткие рамки, когда необходимо завершить задачу. 

4. Давайте не больше двух вариантов. Исследования в передаче Mind Field показали: чем больше у человека вариантов для выбора, тем дольше он думает и сильнее расстраивается, если что-то вдруг пошло не так. А при наличии двух вариантов человек склонен принимать решение быстрее и уверенней.

Bang!

Воспользуйтесь этим чек-листом, чтобы создать корректное письмо: 

1. Прежде чем писать, подумайте, зачем вы составляете текст: что вы хотите, что человек должен сделать.

2. Заполните Subject line. В идеале — 3 и меньше слов, или до 20 символов.

3. Напишите текст соответственно структуре.

4. Отдельно проверьте его на call to action — поймет ли получатель, что от него требуется? 

5. Правильно написали имя реципиента?

6. Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы (такие как Grammarly и  LanguageTool), словари и Google поиск. Сочетаются ли стиль начала и завершения друг с другом?

7. Перечитайте текст второй раз, как еще можно его сократить?

8. В случае если отправляете файлы, проверьте, прикрепили ли их?

9. Внесите в строку отправителя его почту.

10. Нажмите «отправить».

И помните, каждое отправленное письмо — ваш личный #TheSmartWayofLearning.

Ваша Марго Подлесная,

PR Manager в Savvy